Também, no contexto do que foi dito, será preciso sempre considerar a necessidade de uma boa dose de garantia de qualidade e organização dos recursos disponíveis, para que aquelas, atendendo os desejos da Alta Administração, atendam um mínimo necessário dos padrões implementados, no sentido de que todos se sintam seguros de que as diretrizes e procedimentos estejam sendo cumpridos tanto vertical, como horizontalmente, para que fluam, previamente, de seu não cumprimento, (ou não fluam de seu cumprimento conforme os parâmetros implantados), sinais de alerta, objetivando evitar o mau maior, que é a não consecução dos objetivos traçados, geralmente gerador de conflitos e situações de risco que podem pôr em cheque toda a sistemática de organização em que a empresa se insere. Uma das formas que dispõe a Alta Administração para implementar medidas visando a agregar maior qualidade e organização dos recursos disponíveis é adotar a elaboração de Diagnósticos pontuais em cada área em que se divide a empresa, ou sobre toda a empresa, num projeto maior.
Nesse sentido a maioria das organizações têm utilizado como agente de elaboração desses diagnósticos empresas terceirizadas, consultorias especializadas, que dispõem de melhores ferramentas, tecnologias e metodologias de atuação com baixo custo e retorno certo para os fins a que se propõem.
Mas, mais raro, mas não de difícil implementação, é a empresa, numa orientação mais exclusiva e específica, adotar a implementação de uma área específica responsável pela Auditoria de Aderência a Padrões (Compliance), que na prática vem a ser os olhos e muitas vezes os braços da Alta Administração na avaliação direta e especializada do cumprimento das rotinas e demais padrões necessários à execução geral do empreendimento e fins da entidade.
Por outro lado, convergindo os recursos técnicos dessa área, têm, via de regra, as empresas que a adotam, utilizado de seus conhecimentos, especialização e experiência, na criação de todos os padrões, quer sejam éticos, de qualidade, de sistematização de rotinas, com conseqüente validação da própria Alta Administração.
Sendo mais objetivo é possível arrolar uma série de itens com os quais a função de Compliance – Auditoria de Aderência a Padrões, seja ela orientada por Consultorias externas ou por elementos internos à empresa, deve preocupar-se na consecução dos seus objetivos, quais sejam:
- Sistema de Receitas
- Sistema de Recebimentos
- Sistema de Contas a Receber
- Sistema de Recursos Humanos
- Sistema de Cargos e Salários
- Sistema de Compras
- Sistema de Pagamentos
- Sistema de Despesas Operacionais
- Sistema de Contas a Pagar
- Sistema de Despesas Financeiras
- Sistema de Despesas Bancárias
- Sistema de Contratos
- Sistema de Relações com Investidores
- Sistema de Relações com Órgãos Regulamentadores
- Sistema de Ética e Relações Internas e Externas • Etc. ...
Diante do demonstrado, é possível ainda, pormenorizar cada um dos sistemas mencionados em seus vários subsistemas, como por exemplo: os Sistemas de Despesas poderiam ainda ser abertos em: Despesas de Viagens, Despesas De Representação, Despesas com Veículos, etc., podendo ser cada um deles objeto de pré-padronização por parte da Alta Administração utilizando-se para esse fim dos recursos disponíveis na função Compliance – Auditoria de Aderência a Padrões.
Atualmente, apesar das Grandes empresas estarem focando a implantação de tais funções em sua organização, a maioria entende que deve haver um distanciamento da função de Auditoria da Função Compliance, quando, na verdade, na nossa opinião, não deve haver esta distinção, haja vista tratarem-se da mesma atividade, podendo sim, ser entendida "compliance" mais amplamente e não apenas num sentido restrito de auditoria, pois isso pode pressupor que a função compliance não teria responsabilidades de natureza preventiva, quando de fato é o que se deseja como sua primeira e direta função básica, o que aliás, não deveria ser também a preocupação básica e primeira de uma atividade de auditoria? Agir preventivamente para evitar o risco e o conseqüente prejuízo?
